Administrar o tempo de maneira eficiente é um desafio universal nas esferas doméstica, acadêmica e profissional. Todos nós contamos com 1440 minutos diários, com os quais podemos lidar com maior ou menor grau de liberdade. No entanto, algumas pessoas destacam-se pela competência em extrair o máximo desse tempo.
Para maximizar a tranquilidade, a qualidade de vida e dos relacionamentos pessoais, podemos nos utilizar de técnicas e ferramentas de gestão de tempo. Assim, aumenta-se o aproveitamento das tarefas diárias com mais resultados significantes e menos distrações e percalços.
Por que é importante a gestão do tempo?
A condução da vida não é igual à condução de uma empresa. No entanto, podemos utilizar uma analogia empresarial para dar um entendimento objetivo sobre o potencial da gestão de tempo bem-feita. Organizações modernas encaram esse tipo de controle como uma um meio de identificar e custear as atividades com foco na eliminação de desperdícios.
Isso não significa viver em função do relógio, mas sim adotar uma abordagem racional visando à eficiência das ações. Essa eficiência serve tanto para obter resultados no trabalho quanto para definir e aproveitar adequadamente momentos de descontração e tempo livre para descanso.
Imprimir eficiência às ações é uma preocupação constante, mas determinar quando e como essa impressão deve ser feita é a raiz da questão.
O que exatamente significa isso? Olhemos a história recente em retrospecto para entender melhor: a revolução digital vem se desenvolvendo há relativamente pouco tempo, mas deixou marcas permanentes no uso de tempo e na produtividade da população mundial. Ferramentas digitais e mobilidade de ações garantem um uso “eficaz” de momentos que normalmente seriam passados na espera entre atividades, ou no transporte público, por exemplo. Assim, muitas tarefas que anos atrás demorariam horas ou dias podem ser cumpridas em minutos entre estações de metrô.
Por outro lado, esse ganho de produtividade ultrapassa as barreiras convencionais do ambiente de trabalho. As facilidades tecnológicas modernas muitas vezes turvam as barreiras entre momentos de trabalho e tempo livre, entre prioridades e atividades secundárias.
A gestão do tempo implica controlar o tempo de maneira racional. Significa dar o melhor de si dentro do espaço definido para cada momento, sem terminar o dia com sentimento de culpa por não realizar tarefas, e visando a um equilíbrio entre vida pessoal e profissional.
Como obter mais produtividade?
A organização para as tarefas cotidianas e a flexibilidade para lidar com os imprevistos são fundamentais para desenvolver uma boa gestão de tempo. A eliminação dos “ladrões do tempo” dos hábitos diários é um tópico recorrente na literatura sobre o assunto, que merece ser mencionado brevemente.
Determinadas acontecimentos diários têm a capacidade de “drenar” a produtividade, pois nos deviam dos objetivos principais. Algumas dessas limitações são as distrações, interrupções, os momentos de perda de foco, as reuniões sem pauta e o detalhamento excessivo na execução de tarefas.
Uma maneira de disciplinar os “ladrões de tempo” pode ser dividir as tarefas diárias em blocos de tempo e criar incentivos entre o cumprimento delas.
Pequenas recompensas, como momentos de descontração, desempenhar alguma atividade prazerosa ou comer alguma comida gostosa são exemplos de “comemorações” bem-recebidas pelo nosso cérebro para consolidar mudanças. Apenas certifique-se de não dedicar tempo em excesso com essas recompensas…
Principais técnicas de gestão do tempo
O autor Stephen Corey foi um dos mais proeminentes autores sobre produtividade na administração. É de sua lavra o bem-sucedido livro Os 7 Hábitos das Pessoas Altamente Eficazes, que informou quatro gerações de pessoas com técnicas para potencializar a produtividade.
Os 4 seguintes conhecimentos são ferramentas que podem ser essenciais para aprimorar suas capacidades.
1. Lista de controle
Listas de controle são úteis para visualizar cada tarefa e entender qual é a importância relativa de cada uma delas. A partir daí, é mais simples estabelecer prioridades e criar um plano de ação.
2. Agenda
O planejamento com lista de controle é muito útil, mas priorizar as tarefas a médio e longo prazo é um passo seguinte muito bem-vindo. O Método ABC, popularizado pelo autor Alan Lakein nos anos 70, é uma ferramenta para desempenhar esse tipo de plano.
Nesse arranjo, as letras A, B e C correspondem à hierarquia das tarefas – respectivamente as mais importantes, as de segunda importância e as de menor importância. Assim, as tarefas A poderiam ser categorizadas como as diárias, enquanto as B e C poderiam ser semanais e mensais, por serem menos urgentes, por exemplo.
Outras abordagens são possíveis para categorizar as tarefas, contanto que a noção de hierarquia seja mantida. Dividi-las entre as tarefas mais e menos agradáveis é um exemplo de variação.
3. Flexibilização do planejamento
A urgência e os imprevistos podem quebrar planejamentos muito bem-estruturados anteriormente. Nesse sentido, um planejamento flexível de tempo pode fortalecer a persecução de objetivos.
O sistema de organização desenvolvido por Charles Hummel nos anos 80 é uma referência de uma flexibilização interessante. Medidas como a avaliação periódica do planejamento de tempo ajudam a eliminar ineficiências e ganhar foco para agir.
4. Ênfase nos valores pessoais
O foco na preservação e melhora de relacionamentos no lugar da organização de tarefas e tempo é uma abordagem radicalmente das três citadas acima.
Mas a ruptura com a hierarquização e as prioridades é apenas aparente. O sistema apresentado por J. D. Meier em 2010 abole as listas de tarefas tradicionais, mas propõe que a organização para alcançar objetivos de curto e longo prazo seja feita de maneira mais ágil, mutável e prática.
Para aprofundar conhecimentos sobre gestão do tempo
Este artigo trouxe noções básicos sobre gestão de tempo e produtividade. No entanto, há um universo amplo de conhecimentos úteis nesse âmbito. Se você deseja se aprofundar nesse tema, poderá encontrar uma lista de leituras com diversas abordagens no artigo sobre o mesmo tema do blog da FIA.
Para conferir mais textos introdutórios, inspirações e novidades sobre o mundo da administração, carreira e negócios, não deixe de explorar também o blog da Graduação da FIA.
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